Detalles del Empleo

  Asistente de Compras / Sujeto a confirmación de Fondos

EL ORGANISMO DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LAS MIGRACIONES OIM.  

  • San Pedro Sula, CR
  • mar 10º, 2020 - mar 30º, 2020
Tiempo completo

POST DESCRIPTION

  1. POSITION INFORMATION

Position title                Asistente de Compras

                                   Sujeto a confirmación de Fondos

Position grade             G4

Duty station                San Pedro Sula, Honduras

Job family                   Protection and Assistance to Vulnerable Migrants

                                   Organizational unit    

Reports directly to      Asistente Principal de Administración y Finanzas

Number of Direct Reports      0

  1. ORGANIZATIONAL CONTEXT AND SCOPE

La Organización Internacional para las Migraciones (OIM), creada en 1951, es la principal Organización Internacional en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La labor de la OIM consiste en contribuir a una gestión ordenada y humana de la migración; promover la cooperación internacional en cuestiones migratorias; ayudar a encontrar soluciones prácticas a los retos que implican los movimientos migratorios y ofrecer asistencia humanitaria a las personas migrantes.

El objetivo del Programa de Retorno Voluntario Asistido (RVA) es contribuir a un retorno voluntario, digno y seguro de personas migrantes en Honduras, priorizando a personas migrantes en situación de vulnerabilidad que han tomado una decisión informada para retornar voluntariamente a su país de origen. Este Programa será implementado bajo la visión, principios y objetivos establecidos en el Marco de la OIM para el Retorno Voluntario y la Reintegración.

Bajo la supervisión general del Oficial de Gestión de Recursos y  directa del Asistente Principal de Administración y Finanzas, el Analista de Compras será responsable de desempeñar las siguientes funciones, relacionadas principalmente al Programa RVA   y a otros programas y proyectos de la Misión.

III. RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES

* Realizar las compras de materiales, suministros, repuestos, mobiliario y equipos, de acuerdo con las especificaciones y características proporcionadas por el solicitante, ajustándose al presupuesto y cumpliendo con el procedimiento definido por la OIM y el donante respectivo.

* Actualizar regularmente la base de datos de proveedores, precios por proveedor para los diversos materiales y equipos adquiridos por la Organización.

* Asegurar el cumplimiento de las normas de los donantes sobre Origen y Nacionalidad de los bienes, así como los topes máximos para compras locales.

* Iniciar el proceso de compra una vez se ha verificado que los formatos de “Solicitud de Adquisición” cumplan con los requisitos solicitados por la Unidad y que estén autorizados por el Oficial de Programa respectivo.

* Enviar los reportes al programa RVA (sobre estado de los procesos, como en las compras realizadas).

* Obtener cotizaciones y preparar un cuadro comparativo con las opciones encontrada en el mercado, el cual será analizado y firmado por el/la Coordinadora Sub Regional de Programa para tomar la decisión de compra.

* Dar seguimiento a cada orden de compra hasta la entrega de los bienes (incluyendo el seguro, transporte y control de recepción y coordinación para la elaboración de documentos de entrega) y pago a los proveedores.

* Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de los mismos.

* Proporcionar a la persona responsable de inventario toda la información necesaria para la inclusión del bien adquirido dentro del sistema de inventario de la Organización.

* Mantener y actualizar los procesos en el sistema PRISM y en el aplicativo de compras en la intranet.

* Ejecutar los procesos de adquisición de invitación directa, administrando la gestión de contratos legales, condiciones de pago, manejo de los contratistas, evaluación de desempeño y garantizando el pleno cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Compras de la Organización.

* Leer y dar trámite a la correspondencia del correo electrónico, referente a temas de la Unidad de compras.

* Coordinar y participar en el proceso para la selección y calificación de proveedores según parámetros de calidad, oportunidad y precio definidas por la Organización.

* Enviar vía fax o correo electrónico las órdenes de compra/servicio autorizadas, a los proveedores, confirmando su recepción y devolución debidamente aprobadas por el mismo.

* Atención a proveedores por temas inherentes a las negociaciones, carteras vencidas, bloqueos de despachos por no pago, etc.

* Recolectar y consolidar la información de los procesos adquisitivos y sus respectivas transacciones.

* Participar en los comités de Compras a los que sea invitado.

* Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.

* Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Jefe de la Unidad de Compras, el Oficial de Logística o el oficial de Administración de Recursos de la OIM.

REQUIRED QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

EDUCATION

* Estudios Universitarios en Administración de Empresas o carreras afines de una institución académica acreditada con dos años de experiencia profesional relevante.

* Certificado de Secundaria con cuatro años de experiencia profesional relevante.

EXPERIENCE

* Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).

* Experiencia en procesos administrativos en cargos relacionados con las áreas de compras y logística.

* Excelentes habilidades de negociación y contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliarios, equipos y otros.

* Conocimiento en SAP una ventaja

* Habilidades en contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliario, equipos, entre otros.

* Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales, será una ventaja.

SKILLS

* Conocimiento especializado de logística y adquisición de bienes y servicios

* Aplica con eficacia los conocimientos de la disciplina financiera

* Desarrolla / sigue los procedimientos de control interno para prevenir el fraude y la mala gestión.

  1. LANGUAGES

Required

(specify the required knowledge)      

Español Fluido (Oral y escrito)

Inglés Avanzado (Oral y escrito)      

  1. COMPETENCIES

The incumbent is expected to demonstrate the following values and competencies:

Values

* Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.

* Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.

* Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.

Core Competencies – behavioural indicators level 1

* Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.

* Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.

* Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.

* Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.

* Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way. Strategic thinking and vision: works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction.

Interesados: Enviar su CV más carta de interes al correo humanresourcesiom@hotmail.com, a mas tardar el 23 de marzo 2020, con el codigo SVN 2020 006 en el título del mensaje.

¿Cómo aplicar?

Correo Electrónico

humanresourcesiom@hotmail.com,Interesados: Enviar su CV más carta de interes al correo humanresourcesiom@hotmail.com

Acerca de EL ORGANISMO DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LAS MIGRACIONES OIM.

OIM

Categoría

Auxiliares - Asistentes

Dirección

colonia Palmira