Detalles del Empleo

ASISTENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO TEMPORAL - SAN PEDRO SULA

ONG  

  • San Pedro Sula, CR
  • may 20º, 2020 - jun 9º, 2020
Temporal

Puesto: Asistente Administrativo Financiero Temporal – San Pedro Sula

Fecha límite de aplicación: 26 de mayo del 2020

Para aplicar, haga click en el siguiente enlace: http://empleos.planhnd.org

Llene la aplicación en el enlace con los datos que se solicitan, adjunte su CV y envíe AMBOS. Las solicitudes serán recibidas por medio de su aplicación en el enlace de empleos de Plan Honduras.

La Organización

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

We have been building powerful partnerships for children for over 80 years, and are now active in more than 70 countries.

Plan International have been in Honduras during 40 years on advancing childrens rigths and equality for girls.

We have six offices in the country: Copan, Lempira, Santa Barbara, Intibucá, La Paz and Choluteca.

Propósito del puesto: Implementar actividades de apoyo administrativas y financieras que conllevan un grado de responsabilidad y confiabilidad, requeridos por la UP acorde a las políticas y procedimientos institucionales vigentes.

Fecha de finalización del contrato: 31 de diciembre del 2020.

Dimensiones del Rol: 

  • Número de Empleados: Ninguno
  • Área de Responsabilidad: Unidad de Programas.
  • Otras Estadísticas: Ninguno

Responsabilidades generales - Resultados Finales claves para la posición:

 Gestión Administrativa

  • Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación, así como organizar, cuidar y mantener actualizado el archivo correspondiente.
  • Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente.
  • Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la agenda diaria de la Unidad de Programas, la atención de visitas, reuniones y citas respectivas.
  • Efectuar el requerimiento, controlar y distribuir el stock de útiles en la Unidad de Programas, cuidando la seguridad y conservación de los mismos.
  • Ejecutar actividades variadas para la adquisición de equipos, materiales, servicios y otros, en atención a los requerimientos de las diversas áreas de la Unidad de Programas, acorde a los procesos y procedimientos vigentes.
  • Brindar apoyo en el suministro de formatos de procedimientos administrativos, financieros y de proyectos
  • Revisar la documentación remitida por el proveedor previa a la suscripción de contrato, orden de compra o carta de adjudicación.
  • Registrar y llevar un adecuado control de los activos
  • Manejar y custodiar la caja chica
  • Mantener los archivos actualizados de las gestiones administrativas
  • Capacitar al personal de la UP en el Manejo adecuado del sistema de proveedores
  • Contribuir al manejo actualizado del sistema SAP

Gestión Financiera

  • Realizar las requisiciones y efectuar la clasificación y descripción de los bienes, servicios y otros
  • Solicitar cotizaciones, elaborar el cuadro comparativo y obtener los mejores precios, mejor calidad y oportunos plazos de entrega a fin de determinar los valores referenciales de los bienes y servicios.
  • Elaborar las Órdenes de Compra y de Servicios correlativas y en orden cronológico con la correspondiente documentación de respaldo.
  • Realizar las solicitudes de pago de las gestiones financieras aprobadas por la gerencia correspondiente.
  • Elaborar la documentación referida a los gastos del fondo revolvente, bitácoras de combustible, caja chica de acuerdo a los procesos y procedimientos vigentes.
  • Recepcionar y documentar las entregas de adquisición de bienes y servicios
  • Realizar los procesos de pago a proveedores y/o beneficiarios con la documentación de respaldo

Gestión de Información, Comunicación y Tecnología

  • Coordinar con ICT de Oficina Central el mantenimiento y disponibilidad de software y hardware
  • Mantener una actualización de los sistemas y aplicaciones financieras
  • Brindar soporte técnico a los usuarios de la red interna
  • Realizar respaldos de información (bases de datos e información de usuarios).

Gerencia de Personas y Cultura Organizacional

  • Contribuir al desarrollo de un clima y cultura organizacional basado en derechos y alto desempeño
  • Coordinar con el departamento de Personas y Cultura Organizacional los controles administrativos durante la permanencia del personal de UP.

Gestión de Seguridad y Reducción del Riesgo

  • Asegurar el cumplimiento de la política de seguridad a través del desarrollo, mantenimiento y aplicación de un plan de seguridad específico para el país.
  • Asegurar el cumplimiento de las acciones resultantes de auditorías del área administrativa
  • Fomentar una cultura de identificación y reducción de riesgo organizacional

Protección a la Niñez y Género

  • Aplicar toda la normativa institucional para asegurar la protección de los niños y niñas así como reportar cualquier inquietud sobre abuso o maltrato infantil.
  • Promover y practicar activamente la igualdad de género en todos los ámbitos de su quehacer institucional y operacional para que la niñez y juventud, pero especialmente las niñas, las jóvenes y mujeres desarrollen su pleno potencial.

Gestión de la calidad (ISO 9001)

  • Asegurar el cumplimiento de las normas relacionadas con ISO 9001.
  • Apoyar la planificación y desarrollo de las auditorías internas.

Solución de problemas:

Los problemas son típicamente  operacionales comunes y recurrentes; resueltos por medio del cumplimiento de instrucciones y guías bien definidos.

Impacto;

Brinda soporte de un proceso claramente definido requiriendo el uso sencillo de quipo o materiales, o provisión de información, ejecuta actividades financieras y administrativas que requieren responsabilidad y confiabilidad.

Comunicaciones y relaciones de trabajo:

  • Personal de la Unidad de Programas
  • Personal administrativo y financiero de país
  • Personal Externo(Proveedores)
  • Gerente de Unidad de Programas

Conocimiento, habilidades, conductas, y experiencia requerida para lograr los objetivos del puesto:   

 Conductas de Liderazgo

  • Comunica con efectividad y claridad
  • Actitud positiva

Habilidades/Conocimientos específicos para la posición 

  • Buenas relaciones interpersonales
  • Planificación y organización
  • Responsabilidad en el cumplimiento de tareas
  • Capacidad de análisis
  • Trabajo en equipo
  • Pro actividad
  • Redacción de informes
  • Orientación a resultados
  • Atención al cliente
  • Dominio completo de Microsoft Office e Internet

Ambiente físico y requerimientos:

  • No corre ningún riesgo Laboral
  • En tiempo promedio de viaje es de un 10% anual

Nivel de contacto con la niñez:

Nivel de Contacto Medio: Hay contacto o interacción ocasional con la niñez.

Nivel de Acceso a la Información Medio: Tiene poco acceso a la información de la niñez.

Otros: Realizar otras tareas que sean asignadas por su jefe inmediato.

*References will be taken and background and anti-terrorism will be carried out in conformity with Plan International Child Protection Policy.  Plan International operates an open opportunities policy and actively encourages diversity, welcoming applications from all areas of the international community.

Plan International believes that in a world where children face so many threats of harm, it is our duty to ensure that we, as an organization, do everything we can to keep children safe. We must not contribute in any way to harming or placing children at risk.

Plan International operates an equal opportunities policy and actively encourages diversity, welcoming applications from all areas of the international community.

 

¿Cómo aplicar?

Dirección al Formulario Externo

http://empleos.planhnd.org

Acerca de ONG

Plan International es una organización internacional, humanitaria, de desarrollo centrada en la niñez, dedicada a crear conciencia sobre sus derechos, con presencia en 72 países a nivel mundial y próximamente 40 años en Honduras. Nuestro Propósito: “Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.

Categoría

Administración

Dirección

Edificio Metrópolis, Torre 2, Piso 22 Blv. Suyapa. Tegucigalpa, Honduras.