Detalles del Empleo

Solicitud de Propuesta (RFP) Outsourcing de Nómina ( Honduras)

ChildFund International  

  • Distrito Central, FM
  • sept 10.º, 2021 - sept 30.º, 2021
Temporal
1.    RESUMEN Y ANTECEDENTES

ChildFund Región Américas está desarrollando un modelo organizacional que permita aumentar la eficiencia en las áreas de Recursos Humanos, finanzas y administración en Honduras. El Proyecto apunta a agilizar los procesos operativos y crear la posibilidad de enfocarnos en la operación principal de la organización, reduciendo la carga administrativa y cumpliendo efectivamente con los requerimientos legales de nómina de cada país.

Un elemento clave para lograr que la operación de Recursos Humanos alcance sus objetivos es la incorporación de un Outsourcing de Nómina en la Región. Este componente tendrá un impacto directo y se convertirá en un habilitador para:

  • Tener una operación eficiente de nómina,
  • Apoyar la gobernanza de la nómina e impuestos,
  • Lograr la integración entre sistemas,
  • Alcanzar el cumplimiento de políticas y procedimientos,
  • Automatizar el procedimiento de nómina,

Siendo un elemento vital para la organización, este servicio de Outsourcing de Nómina será seleccionado de acuerdo con las necesidades de ChildFund y de la Región.   

Este documento define los requerimientos, características principales y funciones que el Outsourcing de Nómina debe tener para satisfacer los requerimientos operacionales de ChildFund y presentar una propuesta que cumpla con los requisitos especificados.

 
2.    ALCANCE DEL SERVICIO Y EXPECTATIVA

Nuestra expectativa de servicio es aprovechar toda la estructura, conocimiento y experiencia de una empresa experta o un asesor que maneje el proceso de nómina de principio a fin o END to END, de conformidad con las leyes y regulaciones de cada país, con total transparencia, eficiencia y extrema CONFIDENCIALIDAD.

El alcance del proceso de nómina de principio a fin o END to END significa que el proveedor seleccionado debe ser capaz de llevar todo el proceso que incluye el cálculo de nómina, los pagos y movimientos de seguro social, el cumplimiento de declaraciones y pagos tributarios, el cumplimiento de las legislaciones laborales, las provisiones e informes. Mas información acerca del alcance de cada uno de estos se explica mejor del punto 3 al 5.   

 

Para esta propuesta se considerarán dos modelos de proceso de nómina de principio a fin o END to END para revisar con el proveedor;

  1. La primera opción debe incluir un modelo de nómina de principio a fin donde la entrada inicie con la recepción de novedades, incidentes y movimientos y la salida sea generación de la nómina antes del pago al personal de ChildFund.
  2. La segunda opción debe incluir un modelo de nómina de principio a fin donde la entrada inicie con la recepción de incidentes/movimientos de personal y la salida sea el pago al personal de ChildFund y a las instituciones correspondientes en cada país.

Los países para los que este servicio es requerido son:

  1. Mexico
  2. Guatemala
  3. Honduras
  4. Ecuador
  5. Bolivia

Las consideraciones de País serán incluidas más Adelante en esta Solicitud de Propuesta (TdR)

El proveedor seleccionado debe tener un software y procesos internos que aseguren la integridad de la Información Confidencial de ChildFund, asimismo el software debe tener la capacidad hacer interfase con nuestro sistema de RRHH (Puntos 6 y 7).  

Política de Salvaguarda y Protección de la Niñez y Adolescencia

ChildFund es una organización internacional sin fines de lucro centrada en el desarrollo de la niñez y adolescencia en comunidades vulnerables, cuyo trabajo se fundamenta en la convención de Naciones Unidas de los Derechos de la Niñez, incluyendo su derecho a ser protegidos de influencias perjudiciales, abuso y explotación.

Por tal razón, ChildFund aplica una Política de Salvaguarda de Niñez y Adolescencia, la cual tiene un alcance a las personas que trabajan o están asociadas a la organización (voluntarios, patrocinadores, consultores y contratistas). Conforme a lo expresado, la empresa seleccionada para la presente convocatoria deberá firmar y cumplir los principios establecidos en la Política de Salvaguarda de Niñez y Adolescencia.

 

 

3.    ESPECIFICACIONES DE NÓMINA

ChildFund evaluará todas las propuestas basado en el cumplimiento de las especificaciones a continuación. Para garantizar que la propuesta sea considerada, la misma debe satisfacer las siguientes características de:

 

3.1 CÁLCULO DE NÓMINA

El proveedor seleccionado debe tener un sistema que sea adecuado, seguro y actualizado que garantice un adecuado cálculo de nómina teniendo en cuenta los beneficios, indemnizaciones, cálculo de provisiones, deducciones y requerimientos fiscales especificados por la legislación local de cada país.  

 

 

CÁLCULO DE NÓMINA

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

CARGA DE EMPLEADOS EN EL SISTEMA DEL PROVEEDOR

 

2

RECEPCIÓN DE NOVEDADES, INCIDENTES Y MOVIMIENTOS PARA EL PERÍODO DE PAGO

 

3

CÁLCULO DE NÓMINA DE ACUERDO CON LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA

 

4

GENERACIÓN DE UNA NÓMINA PREMILINAR PARA REVISIÓN Y APROBACIÓN POR PARTE DE CHILDFUND

 

5

GENERACIÓN DE UNA NÓMINA FINAL DE SOPORTE

 

6

GENERACIÓN DE COMPROBANTES DE PAGO

 

7

GENERACIÓN DE ARCHIVO BANCARIO PARA PAGO

 

8

GENERACIÓN DEL ASIENTO CONTABLE DE LA NÓMINA

 

 

3.2  IMPUESTO SOBRE LA RENTA

 

 

IMPUESTO SOBRE LA RENTA

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

CÁLCULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y OTROS CÁLCUOS DE IMPUESTO RELACIONADOS (PE: IMPUESTO VECINAL, ETC)

 

2

FORMULARIOS Y DECLARACIONES DE INFORMES FISCALES

 

3

BRINDAR SOPORTE A LOS EMPLEADOS CON LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA SUS DECLARACIONES DE RENTA

 

4

PROPORCIONAR INFORMACIÓN RELACIONADA A NÓMINA PARA AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS

 

5

REALIZAR CORRECCIONES Y ACLARACIONES PARA LAS AUTORIDADES TRIBUTARIAS

 

 

3.3  SEGURO SOCIAL

 

 

SEGURO SOCIAL

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

CÁLCULO DE TODAS LAS CONTRIBUCIONES AL SEGURO SOCIAL (EMPLEADOR-EMPLEADO)

 

2

REPORTE DE MOVIMIENTOS A LAS AUTORIDADES DEL SEGURO SOCIAL

 

3

PREPARACIÓN Y ENTREGA DE LAS DECLARACIONES Y REPORTES DEL SEGURO SOCIAL

 

4

BRINDAR APOYO A LOS EMPLEADOS CON REQUISITOS DEL SEGURO SOCIAL

 

5

PROPORCIONAR INFORMACIÓN RELACIONADA AL SEGURO SOCIAL PARA AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS

 

6

REALIZAR CORRECCIONES Y ACLARACIONES PARA LAS AUTORIDADES DEL SEGURO SOCIAL

 

 

 

3.4  INDEMNIZACIÓN  

 

 

INDEMNIZACIÓN

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

CÁLCULO DE INDEMNIZACIÓN POR SALIDA DE PERSONAL, DE ACUERDO CON LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA Y LAS LEYES LOCALES

 

2

GENERACIÓN DEL CÁLCULO PREMILINAR DE INDEMNIZACIÓN PARA REVISIÓN Y APROBACIÓN POR PARTE DE CHILDFUND

 

3

GENERACIÓN DE FINIQUITO Y DOCUMENTOS DE SALIDA DE ACUERDO CON LOS FORMATOS ESTABLECIDOS POR CHILDFUND

 

4

PROPORCIONAR INFORMACIÓN RELACIONADA A INDEMNIZACIONES PARA AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS

 

 

3.5  PROVISIONES

 

 

PROVISIONES

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

CÁLCULO DE TODO LO RELACIONADO A PROVISIONES QUE APLIQUE A CADA PAÍS:

•              DECIMOTERCER MES DE SALARIO

•              DECIMOCUARTO MES DE SALARIO

•              VACACIONES (PENDIENTES Y PROPORCIONALES)

•              APORTE PATRONAL IHSS

•              APORTE PATRONAL 1.5% RAP

•              APORTE RESERVA LABORAL 4% RAP

•              INDEMNIZACIONES

•              BONO EDUCATIVO

•              CUALQUIER OTRO CÁLCULO SEGÚN APLIQUE

 

 

 

 

3.6  ASPECTOS ESPECIFICOS A CONSIDERAR EN CADA PAÍS:

 

 

HONDURAS

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

INFORME DE CONTRIBUCIÓN (AFP Atlántida)

 

2

INFORME DE CONTRIBUCIÓN (IHSS)

 

3

INFORME DE DEDUCCIONES ISR

 

4

INFORME DE ASIGNACIÓN (COOP ELGA)

 

5

INFORME DE PENSIÓN 1.5% (RAP)

 

6

REPORTE DE RESERVA LABORAL 4% (RAP)

 

7

REPORTE DE PRSTAMOS (RAP)

 

8

REPORTE DE INCAPACIDADES

 

9

REPORTE DE HORAS EXTRAS

 

 

 

4.    CUMPLIMIENTO LABORAL

El proveedor de nómina debe:

  • Demostrar competencia, conocimiento, experiencia e idoneidad en nómina y obligaciones laborales de cada país.
  • Demostrar competencia en el cálculo de impuestos (ISR) de acuerdo con la legislación de cada país.
  • Demostrar que el cálculo de la nómina mensual, decimotercer, decimocuarto u otro cuando corresponda está basado en los requerimientos legales de cada país y/o no sea posible incluirlo como parte del pago mensual.

ChildFund International se reserve el derecho de comprobar referencias e investigar los antecedentes de la empresa previo a la adjudicación. Cualquier respuesta negativa puede ser motivo de descalificación de la propuesta.   

 

5.    INFORMES:
  1. Informe complete de nómina que demuestre todos los componentes, por ejemplo: Salario base, beneficios A, beneficios B, deducciones, provisiones, impuestos de empleo en formato PDF y Excel.
  2. Informe del total a pagar por empleado. Excel y PDF (o en formato no editable) para escenario 1 de principio a fin (Pago de ChildFund a empleados).
  3. Informe total de costos para ChildFund (salario, beneficios y provisiones) por empleado.
  4. Informe de nómina por grupo de empleados, por ejemplo: Personal a tiempo completo en el grant X, Y y Z.
  5. Informe de nómina en un formato específico que pueda ser cargado a nuestro sistema

 

6.    PERFIL DEL PROVEEDOR

Los proveedores deben proporcionar los siguientes elementos como parte de la propuesta a considerar:  

  • Perfil de la empresa, incluyendo los estados financieros de los últimos 3 años.
  • Dirección de Oficina(s) desde donde se brindará el servicio.
  • Cumplimiento de las características y especificaciones del software.
  • Referencias de clientes e información de contacto.
  • Lista de productos implementados en otras organizaciones o Servicios Compartidos.
  • Duración del Proyecto, incluyendo piloto de implementación.
  • Entrega de facturas de acuerdo con los requisitos establecidos en la ley local.

 

7.    GUÍA PARA LA PROPUESTA

La propuesta debe definir:

Grado en que la propuesta cumple con los requerimientos de ChildFund listados en estos TdR. Defina si la necesidad se cumple o no en el Anexo 1 Especificaciones del servicio.

Recursos que el proponente asignará para el lograr los objetivos del proyecto.

  • Oferta económica que incluya entrenamiento y servicios de implementación o cualquier otro aspecto que deba considerarse. Incluyendo estructura de tarifas de licencias y opciones de pago.
  • Propuesta Técnica que incluya la metodología a utilizar, estructura, cronograma, software y demás herramientas.
  • Estimar la duración del proyecto de implementación.
  • El Proveedor puede ofrecer sus servicios para uno o más países donde ChildFund tiene operaciones en América (Guatemala, México, Ecuador, Bolivia y Brasil).
  • La propuesta de especificar el modelo de proceso de principio a fin para los servicios que se ofrecen.
  • Los proponentes deben considerar presentar una prueba de concepto, cuando ChildFund lo requiera.

 

8.     LÍNEA DE TIEMPO

Todas las propuestas que respondan a esta publicación de Términos de Referencia serán recibidas hasta el 30 de septiembre de 2021 a las 11:59 pm. NO SE ACEPTARÁN PROPUESTAS FUERA DE ESTE TIEMPO.

  • Las preguntas a esta solicitud se recibirán hasta el 26 de septiembre y se responderán en 24 horas.
  • La evaluación de las propuestas se realizará del 11 al 13 de octubre. Si se necesita información adicional o reunirnos con algún proveedor durante este tiempo, los proveedores serán notificados.
  • La decisión del proveedor seleccionado se tomará a más tardar el 15 de octubre de 2021.
  • Tras la notificación, la negociación del contrato con el proveedor seleccionado iniciará inmediatamente. Las negociaciones del contrato se completarán en octubre de 2021.
  • Las notificaciones a los proveedores no seleccionados se realizarán antes del 20 de octubre de 2021.

Línea de tiempo del proyecto:

  • La fase de inicio del servicio debe completarse entre noviembre y diciembre de 2021.

 

9.     CONTACTOS
  • Las propuestas deben ser enviadas a:

Merary Pavón, Oficial Administrativo, mpavon@childfund.org con copia a David Acosta, HR Officer, dacosta@childfund.org

  • El principal punto de contacto para consultas sobre esta solicitud de propuesta será:

       Armando Pinto, Contador General, apinto@childfund.org

  • Contacto alternativo:

      David Acosta, HR Officer, dacosta@childfund.org

 

 

  1. ANEXO 1 ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO

 

10.1             CÁLCULO DE NÓMINA

 

 

CÁLCULO DE NÓMINA

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

CARGA DE EMPLEADOS EN EL SISTEMA DEL PROVEEDOR

 

2

RECEPCIÓN DE NOVEDADES, INCIDENTES Y MOVIMIENTOS PARA EL PERÍODO DE PAGO

 

3

CÁLCULO DE NÓMINA DE ACUERDO CON LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA

 

4

GENERACIÓN DE UNA NÓMINA PREMILINAR PARA REVISIÓN Y APROBACIÓN POR PARTE DE CHILDFUND

 

5

GENERACIÓN DE UNA NÓMINA FINAL DE SOPORTE

 

6

GENERACIÓN DE COMPROBANTES DE PAGO

 

7

GENERACIÓN DE ARCHIVO BANCARIO PARA PAGO

 

8

GENERACIÓN DEL ASIENTO CONTABLE DE LA NÓMINA

 

10.2              IMPUESTO SOBRE LA RENTA

 

 

IMPUESTO SOBRE LA RENTA

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

CÁLCULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y OTROS CÁLCUOS DE IMPUESTO RELACIONADOS (PE: IMPUESTO VECINAL, ETC)

 

2

FORMULARIOS Y DECLARACIONES DE INFORMES FISCALES

 

3

BRINDAR SOPORTE A LOS EMPLEADOS CON LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA SUS DECLARACIONES DE RENTA

 

4

PROPORCIONAR INFORMACIÓN RELACIONADA A NÓMINA PARA AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS

 

5

REALIZAR CORRECCIONES Y ACLARACIONES PARA LAS AUTORIDADES TRIBUTARIAS

 

 
10.3   SEGURO SOCIAL

 

 

SEGURO SOCIAL

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

CÁLCULO DE TODAS LAS CONTRIBUCIONES AL SEGURO SOCIAL (EMPLEADOR-EMPLEADO)

 

2

REPORTE DE MOVIMIENTOS A LAS AUTORIDADES DEL SEGURO SOCIAL

 

3

PREPARACIÓN Y ENTREGA DE LAS DECLARACIONES Y REPORTES DEL SEGURO SOCIAL

 

4

BRINDAR APOYO A LOS EMPLEADOS CON REQUISITOS DEL SEGURO SOCIAL

 

5

PROPORCIONAR INFORMACIÓN RELACIONADA AL SEGURO SOCIAL PARA AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS

 

6

REALIZAR CORRECCIONES Y ACLARACIONES PARA LAS AUTORIDADES DEL SEGURO SOCIAL

 

 
10.4 INDEMNIZACIÓN 

 

 

INDEMNIZACIÓN

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

CÁLCULO DE INDEMNIZACIÓN POR SALIDA DE PERSONAL, DE ACUERDO CON LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA Y LAS LEYES LOCALES

 

2

GENERACIÓN DEL CÁLCULO PREMILINAR DE INDEMNIZACIÓN PARA REVISIÓN Y APROBACIÓN POR PARTE DE CHILDFUND

 

3

GENERACIÓN DE FINIQUITO Y DOCUMENTOS DE SALIDA DE ACUERDO CON LOS FORMATOS ESTABLECIDOS POR CHILDFUND

 

4

PROPORCIONAR INFORMACIÓN RELACIONADA A INDEMNIZACIONES PARA AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS

 

 
10.5   PROVISIONES

 

 

PROVISIONES

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

CÁLCULO DE TODO LO RELACIONADO A PROVISIONES QUE APLIQUE A CADA PAÍS:

•              DECIMOTERCER MES DE SALARIO

•              DECIMOCUARTO MES DE SALARIO

•              VACACIONES (PENDIENTES Y PROPORCIONALES)

•              APORTE PATRONAL IHSS

•              APORTE PATRONAL 1.5% RAP

•              APORTE RESERVA LABORAL 4% RAP

•              INDEMNIZACIONES

•              BONO EDUCATIVO

•              CUALQUIER OTRO CÁLCULO SEGÚN APLIQUE

 

 
10.6 ASPECTOS ESPECIFICOS A CONSIDERAR EN CADA PAÍS:

 

 

HONDURAS

 

ACTIVIDAD

CUMPLE (Si / No)

1

INFORME DE CONTRIBUCIÓN (AFP Atlantida)

 

2

INFORME DE CONTRIBUCIÓN (IHSS)

 

3

INFORME DE DEDUCCIONES ISR

 

4

INFORME DE ASIGNACIÓN (COOP ELGA)

 

5

INFORME DE PENSIÓN 1.5% (RAP)

 

6

REPORTE DE RESERVA LABORAL 4% (RAP)

 

7

REPORTE DE PRSTAMOS (RAP)

 

8

REPORTE DE INCAPACIDADES

 

9

REPORTE DE HORAS EXTRAS

 

 

¿Cómo aplicar?

Correo Electrónico

mpavon@childfund.org ,dacosta@childfund.org

Acerca de ChildFund International

ChildFund International es una organización de desarrollo independiente que trabaja por los derechos y el bienestar de los niños en todo el mundo, ayudando a más de 19 millones de niños y familiares en 29 naciones. Hemos brindado casi $ 3,000 millones en servicios a niños desde nuestra fundación en 1938, y la mayoría de los fondos provienen de contribuyentes individuales a través de patrocinios mensuales para niños. ChildFund trabaja con 326 organizaciones asociadas locales, gobiernos, corporaciones e individuos para ayudar a crear los entornos seguros que los niños necesitan para prosperar.

Categoría

Contratación de Proveedores

Dirección

Sin especificar